Pepite Club

La vie est courte et nous perdons, trop souvent, beaucoup de temps par manque de stratégies et de routines efficaces. Nous vivons pourtant dans un monde où les avancées technologiques sont impressionnantes et censées bouleverser nos vies de manière positive. 

Malheureusement, force est de constater que nous avons souvent tendance à  perdre du temps et à procrastiner.

Avec leur livre La 25e heure, les auteurs, qui ont mis un week-end à l’écrire, nous font découvrir comment gagner une heure par jour et nous consacrer à ce qui nous rend vraiment heureux. En effet, grâce à une vie plus productive, vous augmentez vos chances de ne pas passer à côté des meilleures années de votre existence.

En un week-end, Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont, forts de centaines d’idées recueillies auprès de 200 startuppers, rédigent le premier jet de “La 25e heure”. Leur objectif était de rassembler un certain nombre de conseils et techniques pour optimiser vos journées et vous constituer une boîte à outils utile. Que vous soyez déjà quelqu’un de très organisé ou pas du tout, vous trouverez dans “La 25e heure” de quoi devenir une encore meilleure version de vous-même.

En lisant ce résumé, vous découvrirez :

• Comment recourir aux nouvelles technologies sans en être esclave ;

• Que vous aurez besoin des bons outils pour mieux vous organiser ;

• Comment rester concentré sur vos tâches quotidiennes

• Comment aller plus vite grâce à l’automatisation.

Idée clé 1 - Apprendre à s’organiser

Si l’invention des machines lors de la révolution industrielle a permis d'accélérer la création de produits et donc d’augmenter la productivité des ouvriers, la technologie semble avoir, au premier abord, causé l’effet inverse chez les employés du secteur tertiaire. 

En effet, à l’époque de Facebook, de Youtube ou d’instagram, l’un des plus gros problèmes de notre époque est très certainement la concentration. Celle-ci nuit gravement à la productivité de bons nombres de cadres du secteur privé, en volant beaucoup de leur temps. Or, comme le dit le vieil adage : le temps c’est de l’argent.

Et s’il suffirait simplement de changer notre rapport à la technologie ? 

C’est ce cela que préconisent les auteurs. Pour eux, les nouvelles technologies pourraient nous permettre d’être plus efficaces au quotidien. Et comme celles-ci évoluent chaque jour en se basant sur celles existantes, nous ne sommes pas prêts de voir un ralentissement des avancées technologiques. C’est ce que le scientifique et futurologue Ray Kurzweil appelle « la Loi des Retours Accélérés ». Selon lui, si nos technologies d’aujourd’hui sont géniales, elles le seront encore plus demain.

Il nous faut donc inverser notre relation au numérique (qui évolue chaque jour) pour en devenir le maître plutôt que l’esclave.

De nombreuses applications proposent par exemple de mettre en place des Todo-list pour se fixer des objectifs simples et les accomplir. Citons par exemple :

• Google Keep : outil permettant de créer des listes de tâches ou la prise de notes écrites ou audio

• Google Task : création de tâches (possibilité de les lier à des courriels reçus sur Gmail)

• Trello : un outil de gestion de projets extrêmement complet.

Vous pouvez aussi simplement utiliser un cahier ou un bout de papier, avec à côté de chaque tâche une case à cocher. 

Dans tous les cas, mettre en place une liste de tâches permet de libérer son esprit d’un poids qui peut être extrêmement lourd à porter. Une fois le travail effectué, pensez à bien cocher la case correspondante à la tâche pour la marquer mentalement comme étant accomplie.

Idée clé 2 - Des règles pour ne plus procrastiner

La première règle que vous pouvez appliquer dès maintenant s’appelle la règle des 2 minutes. Elle a été inventée par David Allen, auteur du livre à succès «Getting Things Done». 

D’une simplicité infantile, et pourtant d’une extrême puissance, elle s’énonce de la manière suivante : Si une tâche de notre Todo List nous prend moins deux minutes de travail, alors nous devons la faire immédiatement, de peur qu’elle ne se fasse jamais. L’idée ici est de ne pas faire d’un petit ruisseau une grande rivière. 

En effet, nous avons naturellement tendance à remettre à demain des tâches relativement simples, en pensant justement qu’on aura le temps de les faire. La plupart du temps ces tâches, pourtant simples, mettent soit plus de temps que prévu, soit ne sont jamais réalisées : plusieurs petites tâches peuvent se transformer en une montagne de choses à faire.

Si vos tâches font plus de deux minutes, vous pouvez également utiliser l’une des deux options suivantes : Planifier à une date ultérieure ou Déléguer tout ou partie du travail.

Planifier une tâche précise implique de la noter de manière claire et de définir une date de début et une date de fin. Ne planifiez que ce que vous comprenez. Si vous ne savez pas ce que vous devez faire, prenez deux minutes pour avoir plus d’informations.

Déléguer une tâche doit être la solution à prendre immédiatement si vous ne pouvez vous-même l'accomplir. Au passage, cela vous permettra de valoriser le ou les collaborateurs qui le feront à votre place, en mettant en avant leur expertise dans un domaine précis.

Le fait de déléguer implique tout de même quelques grands principes à respecter comme :

• S’adresser à une personne susceptible d’accomplir la mission au moins dans les délais prévus ;

• Transmettre un maximum d’informations sur la mission, ainsi que son contexte : cahier des charges, client concerné, projets similaires déjà réalisés,...

• Donner une deadline claire pour permettre à la personne à qui l’on délègue de s’organiser correctement ;

• Former afin de ne plus avoir à le faire la prochaine fois ;

• Remercier chaleureusement la personne qui vous a rendu service ;

En dehors de vos chers collaborateurs, vous pouvez également déléguer tout ou partie de votre travail à des travailleurs indépendants : les freelances. Pensez seulement à respecter les règles éthiques liées à votre profession.

Faites bon usage de ces deux règles pour ne plus jamais avoir à procrastiner.

Idée clé 3 - Savoir dire “NON”

Au-delà de l’aspect technologique, vous devez également apprendre à mieux vous servir d’un mot susceptible de changer toute votre vie : NON.

Dire NON, peut vous faire littéralement gagner une journée entière de travail. Si vous ne devez pas rejeter toutes les sollicitations de la part de vos collaborateurs, vous ne pouvez pas non plus vous permettre de tout accepter.

Pour les auteurs, la productivité, ce n’est pas effectuer beaucoup de choses à la fois, mais « choisir ses batailles en fonction des objectifs que l’on s’est fixés ».

Si nous avons tendance à dire OUI à toutes les sollicitations autour de nous, cela est potentiellement dû à deux choses : 

• Nous n’avons aucune visibilité sur nos objectifs individuels : si vous ne savez pas clairement ce que vous êtes censé faire, vous aurez toujours l’impression que vos tâches n’ont que peu ou pas de valeur comparées à celles des autres.

• La peur de blesser : on a souvent tendance, à tort, de croire qu’en disant NON l’on blessera notre interlocuteur. En fait, si vous pensez en termes d’écosystème, en vous concentrant sur vos propres tâches, vous rendez d’abord service à cet ensemble beaucoup plus vaste, plutôt qu’à une seule personne. Si vous êtes salariés, et si vous travaillez sur une tâche urgente, vous rendez service à toute entreprise. Et puisque vos collaborateurs en font partie, vous leur rendez service indirectement.

Dire NON n’est pas toujours évident et demande parfois de l'entraînement. Ne vous découragez pas si vous avez du mal au début. Gardez à l’esprit que vous souhaitez aider votre organisation dans son ensemble. Car dire oui et faire du mauvais travail, parce que l’on manquerait de temps, peut être beaucoup plus riche de conséquence.

Concernant les nombreuses réunions auxquelles vous êtes conviés, demandez par exemple ce qui se passerait si vous étiez malade ? Est-ce que la réunion pourrait quand même se faire ou votre présence est absolument indispensable ? Si vous ne l’êtes pas, alors, avec beaucoup de diplomatie, déclinez cette offre qui risquerait de voler beaucoup de votre temps.

Idée clé 4 - Comment travailler en profondeur

Alors que nos espaces de travail se transforment de plus en plus en Open Space, ou le collègue d’à côté ne peut s'empêcher de vous parler de son voisin qui vient de s’acheter une nouvelle voiture, il est de plus en plus difficile de se concentrer.

Nos smartphones, avec les nombreuses notifications en provenance des réseaux sociaux, peuvent aussi être une source de distraction permanente. Pour être plus productif, vous devez effectuer une tâche précise de manière continue et non interrompue pendant une durée déterminée à l’avance. 

D’ailleurs, selon l’économiste danois Sune Carlson, l’interruption est le pire ennemi de la productivité. Il est l’auteur d’une loi portant le nom de loi de Carlson qui s'énonce ainsi : une tâche effectuée de manière ininterrompue demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois. Il s’était rendu compte dans les années cinquante qu’un cadre était dérangé toutes les vingt minutes environ, ce qui faisait fortement baisser sa productivité. Aujourd’hui, nous sommes interrompus de manière beaucoup plus fréquente, environ toutes les douze minutes. 

Nous devons donc mettre en place de nouvelles techniques pour rester suffisamment concentré lors de l’accomplissement d’une tâche. Les auteurs proposent différentes solutions pour atteindre cet objectif.

Tout d’abord, rendez-vous difficile d’accès. Si vous avez, par exemple, la possibilité de mettre un casque, mettez-le pour dire en somme : je ne suis pas disponible pour le moment. Pensez à le retirer dès que possible pour ne pas couper toute communication avec votre entourage. Si vous en avez la possibilité, pourquoi ne pas travailler dans un café suffisamment calme et où vous ne pourrez pas rester indéfiniment. Cela vous contraindra à travailler le plus vite possible.

Ensuite, vous pouvez mettre en place, comme nous l’avons déjà vu, une Todo List. En effet, si nous sommes souvent interrompus par nos collègues ou d’autres personnes de notre entourage, nos pensées peuvent aussi nous empêcher d’avancer. 

Vous vous êtes sûrement déjà surpris en train de travailler, tout en vous souvenant que vous devez absolument amener votre voiture au garage ou finir enfin votre repassage. La raison pour laquelle ces pensées tournent dans notre esprit et nous interrompent est simplement dû au fait qu’aucune action n’a été planifiée. En notant vos tâches dans une Todo List, vous dites en quelque sorte à votre cerveau : j’ai alloué du temps à cette action, alors ne t’inquiète pas.

Si vous avez, en plus la chance, de déléguer cette tâche qui occupe votre esprit, alors celui-ci devrait encore mieux se porter et vous laisser vaquer à d’autres occupations.

En plus d’une Todo List, vous pouvez aussi mettre en place des outils qui vont, d’une certaine façon, penser à votre place. Citons par exemple :

• L’extension Mixmax pour Gmail, qui va vous permettre de programmer des E-mail de relance automatique ou l’envoie de courriel à une date précise

• Google Agenda : pour vous rappeler automatiquement l’heure d’un rendez-vous, des heures ou des jours à l’avance, vous évitant de vous demander constamment à quelle date vous devez vous rendre disponible.

Pensez également à ranger vos bureaux physique et virtuel : un bureau encombré peut vouloir dire à votre esprit que vous avez encore beaucoup de travail devant vous.

Une autre méthode présentée dans le livre est l’Inbox Zero. Il s’agit simplement ici de faire en sorte de toujours avoir une boite E-mail propre et sans courrier non lu. Voici comment réagir lors que vous recevez un E-mail : 

• Ne requiert aucune action de votre part : l’archiver immédiatement ou le marquer comme lu.

• Demande une action de votre part et vous avez du temps devant vous : y répondre puis l’archiver.

• Nécessite une action mais vous n’avez pas suffisamment de temps : ajouter l’action à votre to do list puis archiver l’e-mail.

Si votre travail nécessite de naviguer sur internet, vous pouvez installer des outils pour éviter de vous perdre sur des vidéos de Lolcat (chats drôles) ou le résumé du dernier match du Paris Saint-Germain. Citons par exemple :

• Adblock (gratuit) : qui permet de bloquer les publicités sur n’importe quelle page web

• Stayfocusd, Freedom ou SelfControl(gratuits) : qui vous obligeront à ne pas vous connecter sur Facebook ou sur les autres sites de votre choix pendant le temps que vous souhaitez.

• Pocket (gratuit) : pour sauvegarder tous les articles et sites web que vous voulez consulter plus tard. Ils sont ensuite accessibles sur tous vos appareils.

Enfin, et si vous souhaitez rester concentré et productif tout au long de la journée, pensez à prendre des pauses régulières. Attention, pas de pause avec une navigation sur Facebook ou autre application de réseautage social, mais plutôt une pause au calme, pour permettre à votre cerveau de reprendre son souffle. Vous pouvez par exemple sortir vous balader quelques minutes en mettant votre téléphone en mode hors-ligne et profiter de l’instant présent.

Votre temps est précieux, alors ne permettez pas qu’on vous le vole d’une quelconque manière. Restez concentré.

Idée clé 5 - Accélérer le rythme grâce à la méthode FAST

Dans le livre, les auteurs nous présentent une méthode efficace pour accélérer sa vitesse d’exécution et augmenter sa productivité. Il s’agit de la méthode FAST, en quatre étapes simples : Fundamentals, Automation, Speed et Twenty-Eighty Rule.

• Fundamentals : pour mettre en place une base solide pour gagner du temps sur nos tâches futures ;

En effet, le temps passé sur la préparation est tout aussi important que l’exécution de la tâche elle-même. Si au tout début d’une action, vous faites le choix d’une pelle au lieu d’une cuillère, alors vous augmentez vos chances d’avancer plus rapidement. Adopter une bonne hygiène de vie en faisant du sport et en mangeant équilibré, peut aussi vous aider à être 100% disponible dans votre travail.

• Automation : automatiser les actions répétitives ;

Beaucoup d’actions que nous faisons au quotidien peuvent, grâce aux nouvelles technologies, être entièrement automatisées. C’est par exemple le cas de réunions hebdomadaires. Vous pouvez programmer de notifier tous les participants quelques temps avant la date d'échéance grâce à Google Calendar. Si vous devez envoyer un E-mail à un nouveau collaborateur quelques jours après sa prise de service, vous pouvez utiliser un outil comme MailChimp, Zapier ou IFTTT, tous trois proposant une version gratuite.

• Speed : accélérer les actions manuelles ;

Si vous devez rédiger beaucoup texte dans la journée, vous pouvez vous aider d’outils d’aide à la saisie comme :

- La reconnaissance vocale : pour dire à votre ordinateur ce qu’il doit écrire. Elle est disponible sur la plupart des smartphones et sur PC. Vous pouvez la combiner à l’application Google Keep ou Google Docs pour encore plus d’efficacité.

- Typingclub (gratuit) : pour améliorer sa vitesse de dactylographie. Vous pouvez tester votre vitesse actuelle sur 10fastfingers et si vous vous trouvez en dessous de 70 mots par minute, alors le logiciel devrait vous être d’une grande aide.

- Filtres et raccourcis clavier dans Gmail.

• Twenty-Eighty Rule : 20 % des causes produisent 80 % des conséquences.

Cette règle qui porte le nom de Loi de pareto, suggère que 80% de vos résultats ne dépendent que 20% de vos efforts. La plupart du temps, ce que l’on fait en plus n’est que pure distraction. Cette loi peut être assez contre-intuitive et pourtant, c’est une énorme source de productivité que de laisser tomber les 80 % d’actions à faible impact et se concentrer sur les 20 % d’actions les plus importantes.

Conclusion

La productivité suit une équation simple : 

Travail réalisé = temps passé x intensité de concentration x rapidité d’exécution.

De cela découlent les trois règles d’or suivantes :

• S’organiser : pour mettre en place les bonnes stratégies ;

• Se concentrer : pour accorder le plus d’attention possible à chaque tâche ;

• Accélérer : pour exécuter chaque tâche le plus rapidement possible.

Adopter de bonnes habitudes requiert du temps et de la persévérance. N’exigez pas de vous-même une excellence en tout début de parcours. Au contraire, acceptez vos faiblesses pour mieux les corriger avec le temps. 

En travaillant sur votre propre développement, un jour à la fois, quelques heures par jour, vous augmentez considérablement vos bénéfices à court et moyen terme. Et par-dessus tout, vous pourrez véritablement profiter de la vie qui est devant vous.